Microsoft’un yaptığı son araştırma, iş takvimlerimizin ne kadar kontrolden çıktığını gözler önüne seriyor, gerçek bir şaşkınlık! Şubat 2020’den bu yana, insanlar iş yerinde haftada 3 kat daha fazla Microsoft Teams toplantısı ve araması yapıyor. Bu, inanılmaz bir %192’lik artış demek. En yoğun Teams kullanıcıları, çevrimiçi toplantılarda haftada tam 8 saate yakın zaman harcıyorlar. Yani, neredeyse bir iş gününü toplantılarda geçiriyorlar!
Pandemi sırasında uzaktan çalışma modelini zorunlu olarak benimsedik, bu da ofis içinde buluşma imkanlarını ortadan kaldırdı ve adeta bir toplantı bombardımanına yol açtı. Şimdi, üç yıl sonra şirketler, yüz yüze ve sanal toplantıları daha verimli ve daha az sıklıkta yapmanın yollarını aramaya ve rotayı düzeltmeye çalışıyorlar.
Microsoft’ta yönetici olan Colette Stallbaumer, toplantıların aslında sorun olmadığını söylüyor. Toplantıların, yeni fikirlerin beyin fırtınası yapılması, çalışanları güncel gelişmeler hakkında bilgilendirme veya karar alma süreçlerine dahil etme gibi temel amaçlara hizmet ettiğini belirtiyor. Ancak Stallbaumer, toplantılar uzun sürdüğünde, kötü yönetildiğinde ve net bir amacı olmadığında hem çalışanlar hem de yöneticiler için stres kaynağı haline geldiğini ifade ediyor.
Microsoft’un Şubat ve Mart 2023 tarihleri arasında dünya genelinde 31 bin çalışanla yaptığı bir ankete göre, verimsiz toplantılar iş yerindeki üretkenliği en çok etkileyen dikkat dağıtıcı unsurun başında geliyor. Bu da pek çok insanın bildiği bir gerçek. Ardından da çok fazla toplantı yapma gelmekte.
Stallbaumer, toplantı trafiğinin çalışanları yorduğunu ve derinlemesine çalışma gerektiren görevlerde odaklanmayı zorlaştırdığını söylüyor. Microsoft’un raporuna göre, uzaktan, yüz yüze veya hibrit bir çalışma programıyla olsun, neredeyse her üç kişiden ikisi toplantılar ve e-postalar yüzünden işlerini yapmak için zaman ve enerji bulmakta zorlandığını belirtiyor.
“Her zaman çevrimiçi olma baskısı, bildirim bombardımanı ve arka arkaya toplantılarla uğraşmanın bir maliyeti var” diye ekliyor.
Peki, toplantıları değerli kılan şey nedir? Çalışanlar, toplantılara katılmanın ana motivasyonunun, işlerini daha iyi yapmalarına yardımcı olabilecek önemli bilgileri öğrenmek, birlikte çalıştıkları insanlardan geri bildirim istemek ve/veya geri bildirim vermek olduğunu söylüyorlar.
Ancak, katılımcıların yarısından fazlası (%58), sanal bir toplantıda beyin fırtınası yapmanın zor olduğunu ve toplantıları takip eden eylem maddelerinin genellikle belirsiz olduğunu (%55) ifade ediyor.
Peki, şirketler “toplantı yorgunluğu” ile nasıl mücadele ediyor? Colette Stallbaumer, çalışanların bu durumla başa çıkmak için yapabileceklerinin sınırlı olduğunu söylüyor.
İş dünyası liderlerinin, toplantıların nasıl yürütüleceği konusunda net beklentiler belirlemesi gerektiğini vurgulayan Stallbaumer, toplantıların çalışanların refahını ve üretkenliğini artırmak için kullanılması gerektiğini belirtiyor. Yani toplantıları sadece zaman tüketmek için değil, daha verimli hale getirmek amacıyla yapmak gerekiyor.
Son aylarda, bazı şirketler yeni toplantı politikaları uygulamaya başladı. Örneğin, Shopify, Ocak ayında üç veya daha fazla kişiyle tekrarlanan tüm toplantıları iptal ettiğini ve çarşamba günleri tüm toplantıları yasakladığını duyurdu.
Bu politikanın sonucunda, çalışanların toplantılarda geçirdiği süre, yalnızca 2023’ün ilk iki ayında %33 oranında azaldı ve Shopify, bu yıl çeşitli ekiplerin geçen yıla kıyasla %25 daha fazla proje tamamlamasını bekliyor.
Peki, toplantısız bir dünya mümkün mü? Şu an için pek mümkün değil gibi görünüyor. Ancak bazı kuruluşlar, toplantıların olmadığı bir geleceği tasarlamaya başladı bile. Örneğin, Temmuz 2022’de Michigan merkezli yazılım geliştirme firması TechSmith, tam bir ay boyunca hiç toplantı yapmadı ve iletişim için Slack, Trello ve e-posta gibi yöntemlere güvendi.
Bu “toplantısız dönem” süresince, evden çalışanların verimliliklerinde %15 oranında artış olduğu bildirildi ve %85’i gelecekteki toplantıları eşzamanlı iletişim yöntemleriyle değiştirmeyi düşündüklerini ifade etti.
Sonuç olarak, toplantılar önemli bir iletişim ve işbirliği aracı olarak hala değerlidir. Ancak, toplantıların verimli ve etkili olması için belirli önlemler alınmalıdır. İş dünyası liderleri, net beklentiler belirleyerek toplantıların amacını ve katılımcıların rollerini açık bir şekilde iletmelidir. Toplantılar, çalışanların refahını ve üretkenliğini artırmak için kullanılmalı ve gereksiz zaman tüketimine yol açmamalıdır.
Bazı şirketler, toplantı yorgunluğunu azaltmak ve verimliliği artırmak amacıyla yeni politikalar benimsemektedir. Örneğin, Shopify haftalık toplantıları sınırlamış ve belli günlerde toplantı yapmayı yasaklamıştır. Bu tür önlemler, çalışanların daha odaklanmış ve üretken bir şekilde çalışmasına yardımcı olmaktadır.
Ayrıca, bazı kuruluşlar toplantısız bir çalışma ortamı deneyimlemek için alternatif iletişim yöntemlerine yönelmektedir. TechSmith gibi şirketler, Slack, Trello ve e-posta gibi araçları kullanarak toplantıların yerine geçen iletişim süreçleri oluşturmuştur. Bu yaklaşım, çalışanların daha fazla bağımsızlık ve esneklikle çalışmalarına olanak sağlamaktadır.
Sonuç olarak, toplantılar önemli bir iletişim aracı olmaya devam etmektedir, ancak iş dünyası, toplantıların verimliliğini artırmak ve çalışanların refahını korumak için daha etkili yöntemler aramaktadır. Bu şekilde, toplantılar daha değerli ve keyifli hale gelirken, iş performansı ve çalışan memnuniyeti de artmaktadır.
Hata!
Yorumunuz Çok Kısa, Yorum yapabilmek için en az En az 10 karakter gerekli